Le Registre des achats et fournitures est l'inventaire exhaustif qui transforme le chaos de vos placards en organisation maîtrisée et efficace.

Document de 9 pages au format paysage

Une page de présentation + 8 pages thématiques pour couvrir absolument tout votre matériel d'animation.

Page 1 : Page de titre avec mode d'emploi

En-tête personnalisable

• Nom de votre EHPAD
• Date de dernière mise à jour (pour suivre la fraîcheur des informations)

Encadré « Mode d'emploi » (fond jaune)

Instructions claires avec 4 conseils pratiques :

• Noter tout le matériel avec quantités et emplacement
• Mettre à jour régulièrement lors des achats ou consommations
• Consulter avant chaque préparation d'activité
• Utiliser les colonnes « À racheter » et « Date achat » pour le suivi

Pages 2 à 9 : 8 catégories de matériel

Chaque catégorie dispose d'une page dédiée avec une couleur distinctive :

1. MATÉRIEL CRÉATIF (fond bleu clair)

Peinture, pinceaux, papier, carton, colle, ciseaux, feutres, crayons, pastels, perles, tissu, laine, fils, boutons...

2. JEUX & LOISIRS (fond rose pâle)

Jeux de société, jeux de cartes, dominos, puzzles, lotos, Memory, Scrabble, dames, échecs, jeux de ballons...

3. MATÉRIEL SENSORIEL (fond vert clair)

Balles sensorielles, coussins tactiles, objets à toucher, diffuseurs d'huiles essentielles, instruments de musique simples...

4. MATÉRIEL MOTRICITÉ (fond orange pâle)

Ballons, cerceaux, foulards, quilles, parachute, élastiques, poids légers, tapis de sol...

5. MATÉRIEL MUSICAL (fond violet clair)

Instruments de musique, maracas, tambourins, clochettes, sono, microphones, CD, lecteur audio...

6. DÉCORATION (fond rose)

Guirlandes, ballons, nappes, sets de table, vaisselle jetable, décorations thématiques (Noël, Pâques, été...)...

7. LIVRES & MAGAZINES (fond jaune pâle)

Livres de grands caractères, albums photos, magazines, journaux, livres d'images, recueils de poésie...

8. DIVERS (fond gris clair)

Tout ce qui ne rentre pas dans les autres catégories : tabliers, gants, matériel de jardinage, outils spécifiques...

Structure du tableau pour chaque catégorie

20 lignes par catégorie (soit 160 articles au total.) avec 7 colonnes :

Article / Fourniture

Nom précis du matériel (ex : « Peinture acrylique rouge », « Puzzle 100 pièces paysage »)

Quantité

Nombre d'unités disponibles. Permet de savoir si vous êtes en stock suffisant ou si les réserves baissent.

Emplacement

Où est rangé cet article ? (ex : « Placard A, étagère 2 », « Armoire animation, tiroir du haut »). Gain de temps colossal lors de la préparation d'activité.

État

Condition du matériel : Neuf, Bon état, Usagé, À réparer, Hors service. Permet d'anticiper les remplacements.

À racheter

Case à cocher ☐ pour signaler rapidement ce qui manque ou arrive en fin de stock.

Date achat

Date du dernier achat ou réapprovisionnement. Utile pour suivre la rotation du stock et planifier les commandes.

Prix

Prix unitaire ou coût du lot. Permet de chiffrer vos besoins et de préparer vos demandes budgétaires.

Utilisations au quotidien

Avant de préparer une activité

• Consulter le registre pour vérifier la disponibilité du matériel
• Repérer l'emplacement exact pour gagner du temps
• Vérifier l'état (pas de mauvaise surprise avec du matériel cassé)
• Cocher « À racheter » si besoin de réapprovisionner

Après utilisation

• Mettre à jour les quantités si consommables utilisés
• Noter si du matériel est abîmé ou manquant
• Planifier les rachats nécessaires

Lors des inventaires

• Vérification annuelle ou semestrielle du stock
• Identification du matériel manquant ou égaré
• Mise à jour des quantités et emplacements
• Tri et élimination du matériel hors service

Pour les commandes

• Liste immédiate de ce qu'il faut racheter (cases cochées)
• Prix de référence pour budgéter les achats
• Éviter les achats en double (vérification avant commande)
• Prioriser selon l'urgence et le budget disponible

Pour la transmission et la formation

• Document de référence pour les nouveaux collègues
• Guide pour les stagiaires (où trouver quoi)
• Continuité en cas d'absence ou de remplacement
• Harmonisation des pratiques de rangement dans l'équipe

Conseils d'utilisation optimale

Première utilisation

• Prévoir 2-3 heures pour remplir l'inventaire initial
• Profiter d'un moment calme pour faire le tour de vos placards
• Impliquer éventuellement une collègue pour aller plus vite
• Commencer par les catégories les plus importantes pour vous

Mise à jour régulière

• Réviser mensuellement ou trimestriellement
• Noter immédiatement les gros achats
• Faire un inventaire complet 1 à 2 fois par an
• Archiver les anciennes versions pour garder un historique

Personnalisation

• Ajouter des catégories spécifiques à votre EHPAD
• Adapter les noms de colonnes selon vos besoins
• Créer des codes couleur personnels
• Ajouter des pages supplémentaires si nécessaire

Version numérique vs papier

• Numérique : facile à mettre à jour, recherche rapide, sauvegarde sécurisée
• Papier : affichable dans la réserve, consultable rapidement, pas de dépendance informatique
• Idéal : les deux. Version numérique principale + impression plastifiée dans la réserve

Police Montserrat pour un rendu professionnel

Document soigné qui inspire confiance et facilite la lecture.

Ce registre transforme vos placards en désordre en inventaire maîtrisé. C'est la différence entre « je ne sais jamais ce que j'ai » et « je connais mon stock sur le bout des doigts ».